К документам – современный подход

Любое предприятие – это сложный механизм, в котором, по сути, нет главных и второстепенных. Конечно, для проектного института важнейшими являются проекты. Но создаются они не только силами инженеров. Кто-то должен проверить юридическую составляющую, начислить зарплату, создать комфортные условия для работы. И этот список можно продолжать. Одной из таких «незаметных» служб ООО «НИПИ нефти и газа УГТУ» является группа контроля и документационного обеспечения управления (ГК и ДОУ), о работе которой мы решили поговорить с руководителем Ингой Сухоруковой.

Неслучайно поставили слово «незаметная» в кавычки. Потому что чаще всего мы отмечаем работу с нашими документами, если что-то пошло не так. Когда же все идет как часы,  вроде как и говорить не о чем. На самом деле, перед сотрудниками ГК и ДОУ стоит важнейшая задача – контролировать, чтобы все в НИПИ с нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами было в порядке, чтобы разработанные инженерами проекты вовремя были доставлены на экспертизу и заказчику. И любой пропуск срока по отправке может иметь серьезные последствия для работы института в дальнейшем.

Все виды деловых бумаг, с которыми работают сотрудники группы, и не перечислить – приказы, распоряжения, служебные записки, письма… По итогам 2017 года объем составил 12 300 документов, что на 22 процента больше, чем в 2016, и на 31% выше, чем в 2015 году. Именно в этом подразделении точно знают, сколько писем было отправлено и получено, сколько приказов издано и  исполнено. Такая работа - все контролировать.

Руководителем группы контроля и документационного обеспечения управления Инга Сухорукова стала два года назад. И именно в этот период в компании началось активное усовершенствование Системы электронного документооборота (СЭД).

- Она современная, надежная и удобная, - считает Инга Вячеславовна. – СЭД позволяет автоматизировать документооборот, делопроизводство и управлять рабочими процессами, включая регистрацию, частичное архивное хранение, аналитическую обработку. При отлаженной системе любой документ можно найти в кратчайшие сроки. И таких плюсов немало – повышение производительности труда, сокращение расходов, прозрачность операций, оптимизация рабочего времени.

Конечно, до идеала еще далеко. В апреле 2018 года руководитель ГК и ДОУ «НИПИ нефти и газа УГТУ» успешно прошла  курсы повышения квалификации в г. Санкт-Петербурге  по программе «Автоматизация делопроизводства. Технологии внедрения, адаптации, управления СЭД", где рассматривались вопросы и  проблемы совмещения бумажного и электронного документооборота и другие важные аспекты. После учебы многое захотелось внедрить, улучшить, ведь нет предела совершенству:

- Я хочу двигаться вперед, приобретать новые навыки, расширять сферу своего профессионального опыта, - признается Инга Сухорукова. - И приложу максимум усилий, чтобы повысить эффективность работы группы контроля и документационного обеспечения управления в целом!